Neem contact op

Privacyverklaring

Laatst bijgewerkt: 17 september 2026
Versie: 2.0


1. Doel en reikwijdte van deze privacyverklaring

Bij Wwiser vinden we het belangrijk dat u weet welke persoonsgegevens we verwerken, waarom we dat doen en welke rechten u daarbij heeft. Wij verwerken uw persoonsgegevens zorgvuldig en in lijn met de geldende privacywetgeving, waaronder de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). In deze privacyverklaring leggen we uit hoe we daarmee omgaan.

Wwiser is een dienst en merk van Minddistrict B.V. Deze privacyverklaring geldt wanneer u:

  • de Wwiser-website bezoekt of gebruikt;
  • contact heeft met Wwiser professionals, bijvoorbeeld voor informatie, een offerte of een project;
  • deelneemt aan onze consultancy-, implementatie-, coaching- of trainingsdiensten;
  • gebruikmaakt van het Wwiser-trainingsplatform.

De Wwiser dienstverlening is gericht op organisaties en (zorg)professionals. Wij hebben voor onze werkzaamheden geen persoonsgegevens van patiënten of cliënten nodig en vragen u deze niet met ons te delen.

2. Wie is verantwoordelijk voor uw persoonsgegevens?

Wwiser is onderdeel van Minddistrict B.V., gevestigd aan de Jan Evertsenstraat 749, 1061 XZ Amsterdam, KvK-nummer 39092763.

Voor persoonsgegevens die Wwiser zelf verwerkt, bijvoorbeeld via de website, bij contact met klanten en tijdens de uitvoering van onze dienstverlening, treedt Minddistrict B.V. op als verwerkingsverantwoordelijke.

Voor persoonsgegevens die via het trainingsplatform namens een klantorganisatie worden verwerkt, treedt de klantorganisatie op als verwerkingsverantwoordelijke. Minddistrict B.V. treedt in dat geval op als verwerker en verwerkt deze gegevens namens de klantorganisatie. Hierover maken Minddistrict B.V. en de klantorganisatie afspraken in een verwerkersovereenkomst.

Heeft u vragen over hoe wij met uw persoonsgegevens omgaan? Neem dan contact met ons op via compliance@minddistrict.com.

De Functionaris Gegevensbescherming is Barry Meesters en kan gecontacteerd worden via compliance@minddistrict.com.


3. Uw rechten

U heeft verschillende rechten als het gaat om uw persoonsgegevens. Afhankelijk van de verwerking kunt u ons vragen om:

  • inzage in de persoonsgegevens die we van u verwerken;
  • onjuiste of onvolledige gegevens aan te passen;
  • uw gegevens te verwijderen als daar aanleiding voor is;
  • het gebruik van uw gegevens te beperken;
  • bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen;
  • uw gegevens over te dragen wanneer het recht op dataportabiliteit van toepassing is;
  • uw toestemming in te trekken als we uw gegevens op basis van toestemming verwerken. Het intrekken van uw toestemming heeft geen gevolgen voor de verwerkingen die daarvoor al hebben plaatsgevonden.

U heeft daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wilt u gebruikmaken van een van deze rechten? Neem dan contact met ons op via compliance@minddistrict.com.

Gaat uw verzoek over gegevens die wij uitsluitend namens de klantorganisatie verwerken in het trainingsplatform? Dan dient u uw verzoek bij uw werkgever of organisatie in te dienen. Wij ondersteunen de organisatie daarbij waar nodig.


4. Gegevensverwerkingen van Wwiser

Welke persoonsgegevens wij verwerken, hangt af van de manier waarop u met Wwiser in contact komt of gebruikmaakt van onze dienstverlening. Let op: uw account- en contactgegevens voor het Wwiser-trainingsplatform ontvangen wij van de klantorganisatie.

Hieronder vindt u een overzicht van onze verwerkingen.

Wanneer verwerken wij uw gegevens?

Welke persoonsgegevens?

Waarvoor gebruiken wij deze gegevens?

Grondslag

Bewaartermijn

Websitebezoek en contact via de website

Wanneer u contact met ons opneemt, bijvoorbeeld via e-mail.

Uw naam, zakelijk e-mailadres, organisatie, functie en de inhoud van uw bericht, voor zover u deze gegevens aan ons verstrekt.

Om uw vraag te beantwoorden, contact met u op te nemen en eventuele Wwiser-dienstverlening met u te bespreken.

Zonder de gegevens die nodig zijn om uw vraag te behandelen, kunnen wij uw vraag mogelijk niet beantwoorden.

Ons gerechtvaardigd belang om vragen van (potentiële) klanten en andere zakelijke contacten te kunnen beantwoorden.

Wanneer u contact met ons opneemt met het oog op het sluiten van een overeenkomst met ons, is de verwerking noodzakelijk om stappen te nemen voorafgaand aan het sluiten van die overeenkomst.

Maximaal 3 jaar na het laatste contact.

Wanneer u toestemming geeft voor analytische of marketingcookies.

Cookiegegevens, zoals IP-adres, cookie-identificatoren en gegevens over het gebruik van de website

Om het gebruik van de website te analyseren en, indien van toepassing, onze marketing te verbeteren.

Uw toestemming.

Afhankelijk van de gebruikte cookie; zie onze Cookieverklaring.

Dienstverlening en projecten

Wanneer u betrokken bent bij een project of traject van Wwiser.

Uw naam, zakelijk e-mailadres, organisatie, rol en correspondentie.

Voor projectcommunicatie en uitvoering van het traject.

Zonder de contact- en projectgegevens die hiervoor noodzakelijk zijn, kunnen wij niet met u communiceren of het traject niet volledig uitvoeren.

Ons gerechtvaardigd belang om onze dienstverlening voor de klantorganisatie goed te organiseren en uit te voeren.

Maximaal 2 jaar na afloop project.

Wanneer wij informatie uit projecten of trainingen met AI-ondersteunde tools analyseren of samenvatten.

Voor zover nodig: zakelijke contactgegevens, projectinformatie, antwoorden of feedback.

Om analyses en samenvattingen te ondersteunen en onze dienstverlening uit te voeren. De persoonsgegevens die wij invoeren in AI-ondersteunde tools worden niet gebruikt voor het trainen van de onderliggende AI-modellen.

Als de hiervoor noodzakelijke informatie niet beschikbaar is, kunnen de betreffende analyses of samenvattingen niet of slechts beperkt worden uitgevoerd.

Ons gerechtvaardigd belang om onze dienstverlening efficiënter uit te voeren en de daarvoor benodigde informatie te analyseren en samen te vatten.

Maximaal 3 jaar na afloop van het project. Na verwijdering binnen 30 dagen automatisch verwijderd uit de backend-systemen van de tool leverancier.  Anthropic.

Voor onze administratie.

Zakelijke contactgegevens, project-, contract-, uren- en factuurgegevens.

Voor contractbeheer, urenregistratie, facturatie en financiële administratie.

Zonder de hiervoor noodzakelijke gegevens kunnen wij onze dienstverlening niet goed administreren en, waar van toepassing, niet aan onze wettelijke administratie- en bewaarplichten voldoen.

Ons gerechtvaardigd belang om onze dienstverlening en bedrijfsadministratie goed te organiseren en administreren. Voor zover wij wettelijk verplicht zijn bepaalde gegevens te bewaren, baseren wij de verwerking op het voldoen aan onze wettelijke administratie- en bewaarplichten.

Tot 7 jaar voor zover onderdeel van de fiscale administratie. De overige gegevens maximaal 3 jaar na afronding van het project.

Wwiser-trainingsplatform

Account voor het trainingsplatform.

Naam, e-mailadres, functie, geslacht (incl. optie onbekend), geboortedatum (optioneel), organisatie(onderdeel), profielfoto (optioneel), voortgang, antwoorden op oefeningen en evaluaties.

Om een account aan te maken, toegang te geven tot het trainingsplatform en de training uit te voeren.

Zonder deze gegevens kunnen wij geen account voor u aanmaken en kunt u de training niet via het trainingsplatform volgen. Geboortedatum en profielfoto zijn optioneel. Deze informatie hebben wij niet nodig. Geslacht (incl. optie ‘onbekend’) hebben wij inhoudelijk niet nodig, maar is technisch nodig voor het aanmaken van een account.

Doel, grondslag en bewaartermijn worden bepaald door de klantorganisatie, die daarover in haar eigen privacyverklaring informeert.

Conform Verwerkersovereenkomst

Wanneer u trainingen, oefeningen of evaluaties uitvoert.

Voortgang, antwoorden op oefeningen, evaluaties en feedback.

Voor het uitvoeren en evalueren van de training en het ondersteunen van het Wwiser-traject.

Zonder de hiervoor noodzakelijke gegevens kunnen uw voortgang en resultaten niet worden geregistreerd en kunnen onderdelen van de training mogelijk niet worden uitgevoerd of geëvalueerd.

Doel, grondslag en bewaartermijn worden bepaald door de klantorganisatie, die daarover in haar eigen privacyverklaring informeert.

Conform Verwerkersovereenkomst

Wanneer wij resultaten uit trainingen en evaluaties analyseren en terugkoppelen aan uw werkgever of organisatie.

Voortgang, antwoorden op oefeningen, evaluaties en feedback.

Om inzicht te geven in het verloop en de resultaten van het traject.

Als hiervoor onvoldoende gegevens beschikbaar zijn, kunnen wij de resultaten van het traject mogelijk niet of slechts beperkt analyseren en terugkoppelen aan uw werkgever of organisatie.

Ons gerechtvaardigd belang om de resultaten van het traject te evalueren en de klantorganisatie inzicht te geven in het verloop en de resultaten van onze dienstverlening.

Conform Verwerkersovereenkomst

Meer informatie over de cookies die wij gebruiken en de bijbehorende bewaartermijnen vindt u in onze Cookieverklaring.

5. Geautomatiseerde besluiten
Wij nemen geen besluiten over u die rechtsgevolgen voor u hebben of u anderszins in aanmerkelijke mate treffen op basis van uitsluitend geautomatiseerde verwerking. Ook wanneer wij gebruikmaken van AI-ondersteunde tools of resultaten uit trainingen en evaluaties analyseren, vindt geen uitsluitend geautomatiseerde besluitvorming plaats.

 

6. Met wie delen we persoonsgegevens?

Wij delen uw persoonsgegevens niet zomaar met anderen. Om onze werkzaamheden uit te voeren, maken wij gebruik van een aantal leveranciers. Wij delen alleen persoonsgegevens die daarvoor nodig zijn en niet langer dan noodzakelijk. Voor zover leveranciers persoonsgegevens namens ons verwerken, leggen wij passende afspraken over privacy en beveiliging vast in een verwerkersovereenkomst.

Het gaat om:

  • Projectmanagement- en samenwerkingstools, voor planning, taakverdeling en samenwerking met klanten. Hierbij verwerken we onder meer zakelijke contactgegevens, rollen en projectinformatie.
  • AI-ondersteunde tools, voor het analyseren en samenvatten van informatie uit projecten en trainingen. Hierbij gebruiken we alleen de informatie die daarvoor nodig is.
  • Administratieve systemen, voor contractbeheer, urenregistratie en facturatie. Hierbij kunnen zakelijke contact-, project-, contract- en factuurgegevens worden verwerkt.
  • IT- en hostingdiensten, voor de opslag van gegevens en de werking en beveiliging van onze website en systemen. Hierbij kunnen technische gegevens, loggegevens en gegevens uit formulieren worden verwerkt.
  • Analytics- en marketingdiensten, voor zover deze op onze website worden gebruikt. Hierbij kunnen bijvoorbeeld cookiegegevens, IP-adressen, apparaatgegevens en informatie over het gebruik van onze website worden verwerkt. Meer informatie hierover vindt u in onze Cookieverklaring.

Een actuele lijst van leveranciers die namens ons persoonsgegevens verwerken, kan worden opgevraagd via compliance@minddistrict.com. De leveranciers zijn allen gecontroleerd en onderhevig aan een jaarlijkse evaluatie volgens ons leveranciersmanagementsysteem (hetgeen wij hebben ingericht volgens de normen ISO27001, NEN7510, ISAE3000 en ISO13485).

6.1. Doorgifte buiten de EER
Sommige leveranciers verwerken persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte (EER). In dat geval zorgen wij voor passende waarborgen, bijvoorbeeld door gebruik te maken van Standard Contractual Clauses (SCC’s). Waar nodig voeren wij ook een Transfer Impact Assessment (TIA) uit om te beoordelen of aanvullende maatregelen nodig zijn om uw persoonsgegevens goed te beschermen. U kunt ook hiervoor meer informatie opvragen via compliance@minddistrict.com.


7. Cookies

De Wwiser-website gebruikt cookies. Noodzakelijke cookies kunnen zonder toestemming worden geplaatst. Voor andere cookies, bijvoorbeeld voor analyse of marketing, vragen we waar nodig vooraf toestemming.

In onze Cookieverklaring leest u welke cookies we gebruiken, door wie, waarvoor en hoe lang deze worden bewaard.


8. Hoe beveiligen we uw persoonsgegevens?

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang, wijziging of openbaarmaking. Deze maatregelen zijn afgestemd op de gegevens die we verwerken en de bijbehorende risico’s. Minddistrict beschikt daarnaast over certificeringen en assurance op het gebied van informatiebeveiliging, waaronder ISO 27001:2022, NEN 7510:2017 en ISAE 3000 Type II.


9. Hoe lang bewaren we persoonsgegevens?

We bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig. De bewaartermijnen per verwerking vindt u in het overzicht onder 4 Gegevensverwerkingen van Wwiser. Als een wettelijke verplichting of juridisch geschil dit vereist, kunnen gegevens langer worden bewaard. Daarna worden de gegevens verwijderd of geanonimiseerd.


10. Links naar andere websites

Onze website kan links bevatten naar websites van andere organisaties. Voor de verwerking van persoonsgegevens op deze websites geldt de privacyverklaring van de betreffende organisatie. Deze verklaring kunt u vinden op de websites van de andere organisaties.


11. Wijzigingen in deze privacyverklaring

Onze dienstverlening en website kunnen veranderen. Daarom kunnen we deze privacyverklaring van tijd tot tijd aanpassen. De meest actuele versie staat altijd op de Wwiser-website, met daarbij de datum van de laatste wijziging.